En España, identificar a una persona no equivale a quedarse una copia de su documento. El RGPD exige tratar solo los datos necesarios (principio de minimización), así que guardar una foto/escaneo del DNI es excepcional: solo cuando una ley lo impone o cuando está estrictamente justificado por el riesgo y no hay alternativa menos intrusiva
Dónde Sí me pueden pedir una copia de mi DNI
Imagina a un banco que abre una cuenta, a un notario que interviene en una compraventa o a una inmobiliaria que gestiona un alquiler de alto riesgo. Todos ellos son “sujetos obligados” por la Ley 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC/FT). Esa ley permite, dentro de la diligencia debida, obtener y conservar copias de los documentos de identificación cuando el análisis de riesgo lo exige. Es una excepción pensada para prevenir delitos financieros, no para “por si acaso”
Dónde NO me pueden pedir una copia de mi DNI
Piensa ahora en un hotel en temporada alta, un apartamento turístico, o una empresa de alquiler de coches. El Real Decreto 933/2021 obliga a recoger ciertos datos del viajero y conservarlos 3 años; pero no autoriza a fotocopiar/escasear el DNI. La AEPD lo dejó cristalino en junio de 2025: pedir copia vulnera la minimización (el DNI contiene foto, nombre de progenitores, CAN, etc., que no son necesarios). Con mirar el documento y anotar los campos requeridos basta.
En general , si no hay una Ley que te habilite para quedarte con una copia del DNI de tu cliente, no puedes hacerlo bajo ninguna circunstancia, con riesgo de sanción importante.
Cuando alguien te pide, por ejemplo, acceso o supresión de sus datos, no puedes imponer “mándame tu DNI por las dos caras”. La AEPD indica que como regla general no es necesario enviar copia; solo si tienes dudas razonables de identidad puedes pedir información adicional y proporcional (p. ej., confirmar algún dato ya obrante o mostrar el documento sin quedarte copia). También lo ha reiterado en informes jurídicos.
En la contratación habitual de servicios (telecos, gimnasios, academias, SaaS, etc.) no se justifica quedarse con copias del DNI: verificar e inscribir los datos mínimos suele ser suficiente, y existen medios menos intrusivos (firma electrónica, verificación presencial, sistemas de validación)
Antes de pedir una copia del DNI, pregúntate:
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¿Qué norma concreta me obliga? (si no puedes citarla, no la pidas).
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¿Puedo cumplir viendo el documento y anotando lo necesario? (en hospedajes: sí).
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¿Hay alternativa menos intrusiva? (firma electrónica, validación puntual).
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Si la ley PBC me ampara, tengo: base jurídica documentada, plazo y medidas de seguridad (acceso restringido, cifrado)